A legtöbb újonnan induló vállalkozás ma is kényszervállalkozás.

Vannak, akik csak azért hoznak létre egy vállalkozást, mert a munkáltatójuk úgy szeretné csökkenteni a költségeit, hogy az alkalmazottai egy részének nem munkabért, hanem vállalkozói díjat fizet. Ők a tipikus kényszervállalkozók, akiknek egyetlen bevételi forrása a korábbi munkáltatója, többnyire eszükbe sem jut, hogy másik ügyfelet is keressenek. Amikor ez az egy bevételi csatornájuk megszűnik, akkor nem igazán tudják, hogy mihez kezdjenek. Szerencsére ez a gyakorlat ma már egyre ritkább.

A vállalkozások többsége mégis kényszervállalkozás. Nem egy átütő ötlet vagy vízió, megalapozott üzleti terv hívja életre, hanem valamilyen élethelyzet. Ilyen lehet a munkahely elvesztése, a vágy a munkahelyi kötöttségektől való szabadulásra, magasabb jövedelemre, magasabb életszínvonalra.

Mivel a vállalkozás létrehozásában az üzleti terv szinte egyáltalán nincs jelen, a számok a későbbiekben sem kapnak túl nagy jelentőséget.

Természetesen azt mindenki tudja, hogy a bevételeit és a kiadásait valamilyen módon nyilván kell tartania, és az adóbevallásokat is el kell készítenie. Ezt többnyire a könyvelőjére bízza. A könyvelő viszont a bevallások logikája szerint tartja nyilván az adatokat.

Ez a logika sok esetben nem segíti a vezetőt a tisztánlátásban.

Következzen néhány példa a számok fontosságára.

A könyvelő pontosan meg tudja mondani, hogy mennyi a bérköltség, de nem fogja tudni a könyvelési adatokból megmondani, hogy ez a költség hogyan oszlik meg az egyes projektek, az egyes ügyfelek között. Ez az adat pedig nagyon fontos lenne ahhoz, hogy a vezető tudja, mennyibe kerül egy ügyfél, egy projekt. Ugyanis csak így tud felelősen dönteni arról, hogy az adott ügyfelet, az adott projektet érdemes-e megtartani, vagy más hasonló ügyfelet, projektet milyen feltételekkel szabad elvállalni.

Amúgy is mintha a vállalkozók minél inkább szabadulni akarnának a számoktól. Túlnyomó többségük teljesen a könyvelőjére hagyatkozik. Így fordulhat elő, hogy 2-3 év, vagy akár hosszabb működés után nem tudja megmondani, hogy melyik a legjobb és a legrosszabb bevételű hónapja. Ezt pedig fontos lenne tudnia pl. ahhoz, mikor engedje el szabadságra az alkalmazottakat.

A vállalkozók szinte soha nem tekintik költségnek saját munkaidejüket. Úgy gondolnak magukra, hogy amit ők végeznek el, az ingyen van. Pedig az ő idejük a legdrágább. Ha saját munkaidejükre ugyanolyan kifizetendő költségként tekintenének, mint mondjuk a könyvelő vagy az ügyvéd, vagy a takarítónő esetében, sokkal közelebb kerülnének valós költségeikhez.

Az is egy teljesen bevett gyakorlat, ha többféle dologgal foglalkozik egy vállalkozás, akkor az egyes tevékenységekre nem tekint úgy, mint önálló üzletágakra. Ennek következtében nem is tudja, legfeljebb „érzi”, hogy melyik tevékenysége veszteséges, melyik nyereséges. Melyiket érdemes fenntartani és fejleszteni, melyiktől lenne érdemes esetleg teljesen megszabadulni, vagy kiszervezni.

Egy vállalkozás működtetésének vannak költségei, amit akkor is ki kell fizetni, ha egyetlen forint bevétel sincs. Ilyenek a bérleti díj, a bérköltségek, a könyvelő, a telefonszámla, az internet előfizetés, a villany, a fűtés, az irodaszerek, a biztosítások, stb. Mivel ezek a költségek nem kötődnek szorosan az ügyfelekhez, általában nem is osztják fel ezeket, hanem rezsi költségként tartják nyilván. Minél több ilyen költség van, ami nem kerül felosztásra az ügyfelek között, annál átláthatatlanabb, hogy mi az, ami megéri, és mi az, ami nem. Annál könnyebb mellélőni egy – egy termék vagy szolgáltatás árazásánál.

A sor az egyes vállalkozásoknál szinte vég nélkül folytatható.

Mi a megoldás, hogyan kerülhetők el a fenti helyzetek?

Érdemes kialakítani egy adminisztrációs rendszert a vállalkozás elindításával együtt, amely a vállalkozás logikáját tükrözi, és nem az adóbevallásokét. Nagyvállalatok erre a célra külön munkaszámos, munkalapos rendszert működtetnek, és teljes kontrolling szervezetet tartanak fenn. Egy kisvállalkozásban nyilván nem lesz egy külön kontrolling szervezet, de a kontrollingot, mint funkciót mindenképpen érdemes bevezetni. A munkaszámos, munkalapos rendszer nem ördöngösség. Egy egyszerű szisztéma lehet, hogy adunk az ügyfeleknek egy azonosító számot 1-től kezdődően, és a hozzájuk kapcsolódó összes önálló megkeresésnek, projektnek, értékesítésnek, szerződésnek is egy 1-től kezdődő sorszámot.

pl.

0001 0001 – az 1-es ügyfél első szerződése,

0001 0002 – az 1-es ügyfél második szerződése,

1123 0019 – az 1123-as ügyfél 19. szerződése.

Innentől minden egyes költséget (ráfordított óra, telefonhívás, kinyomtatott szerződés, az értékesített termék beszerzési ára, stb.) hozzá kell kötni valamelyik munkaszámhoz.

Érdemes a saját céget, mint ügyfelet kezelni ebben a rendszerben. Így pl. pontosan látszik, hogy mibe kerül egy értekezlet. Minden olyan költség, ami nem köthető ügyfélhez, rezsiköltség lesz, a nyereséget fogja csökkenteni, hiszen kizárólag a nyereség terhére fizethető ki.

Ilyen nyilvántartást lehet vezetni Excel táblákban, amiket megosztunk a munkatársakkal. Ennek azért megvannak a maga veszélyei és korlátai. Mondhatni az Excel ma már fapados megoldás.

Léteznek különféle ügyfélnyilvántartó (CRM) és vállalatirányítási rendszerek. A legtöbb kisvállalkozásban azonban nem használják ezeket, attól tartva, hogy bevezetésük és használatuk túl bonyolult és drága.

Ráadásul rossz tapasztalataik is lehetnek azzal kapcsolatban, hogy ezek a rendszerek rugalmatlanok, programozói beavatkozást igényel a testre szabásuk, ami elnyújtja és megdrágítja a bevezetést.

A BusinessBonBon Vállalatnavigátor rendszere ezeket a hátrányokat kiküszöböli.

Kifejezetten a kisvállalkozások igényeire fejlesztették, bevezetése nem igényel kezdeti beruházást. Működtetéséhez nincs szükség drága informatikai infrastruktúrára. Sem szervereket nem kell vásárolni, sem rendszergazdát alkalmazni. Egy egyszerű regisztráció után azonnal használható, programozói tudás nélkül testre szabható.

Tudj meg többet a BusinessBonBon Vállalatnavigátorról http://businessbonbon.hu/vallalatnavigator/

Minden vállalkozó rémálmai közé tartozik egy a megszokott nyilvántartási rendszereit felváltó új rendszerre való átállás, különösen a kezdeti adatfeltöltés.

A BusinessBonBon Virtuális Asszisztens leveszi a munkatársak válláról ezt a terhet.

Tudj meg többet a BusinessBonBon Virtuális Asszisztens szolgáltatásáról http://businessbonbon.hu/virtualis-asszisztens/