Immár hat hete dübörög 2015. Az év végén tett, változásokkal kapcsolatos fogadalmakat lassan teljesen legyűri a megszokás, a napi rutin.

A szokás, a rutin lehet áldás és átok.

Ahhoz hogy hatékonyan tudjunk működtetni egy vállalkozást, elvégezni egy munkafolyamatot, szükség van bizonyos szokások kialakítására. A szokások egyszerűsítik a helyzetet. Nem kell minden egyes esetben mérlegelni, alaposan megvizsgálni az összes körülményt, és döntéseket hozni. Elég csak elővenni a már kialakult szokást, és alkalmazni. Jó esetben egy szokás segít, előrevisz, leegyszerűsíti az életet. A szokásban rögzült tevékenység, gondolatminta korábban már bizonyította, hogy segítségével elérhető a kívánt eredmény.

Minden tevékenység először tudatos odafigyelést, nagy koncentrációt igényel. Minden egyes ismétléssel csökken a szükséges koncentráció mértéke, és nő a tevékenység eredményessége.

Kezdő autóvezető először jól-rosszul megtanulja azt a szabályrendszert, ami akkor érvényes rá, amikor beül a volán mögé. Vizsgát is tesz. Vezetés közben többnyire magában mondogatja: „biztonsági öv, irányjelző, tükör, fék, gáz, kuplung, …”. Minél több időt tölt a volánnál, annál kevésbé van erre szüksége, kialakul az automatikus mozdulatsor, aminek eredménye a biztonságos vezetés. Eleinte természetesen bizonytalan, és sokat hibázik, egy-egy manővert gondosan megtervez, a reakcióideje viszonylag hosszú. Ahogy egyre gyakorlottabb lesz, egyre jobban alkalmazkodik a forgalom ritmusához, a megszokott útvonalán már a táblákat sem figyeli, mert „nincs rá szüksége”.

Egy vállalkozás felépítése, működtetése sokban hasonlít az autóvezetés megtanulásához.

Aki vállalkozást indít, többnyire jól – rosszul elsajátítja azt a szabályrendszert, ami a vállalkozások működését meghatározza. Eleinte bizonytalan, és sokat hibázik. Minden egyes döntés előtt hosszasan mérlegel. Később kialakulnak azok az automatizmusok, amik lerövidítik a kívánt eredményhez vezető utat, kialakul a céges gyakorlat, szokások. Ezek a szokások felölelik a vállalkozás minden tevékenységét: az ügyfelek szerzését, kiszolgálását, a reklamációk kezelését, a munkaerő felvételét, az alvállalkozók kiválasztását, a pénzkezelést, a munkatársak képzését, az információáramlást, stb.

Sajnos ezeket a céges szokásokat a legritkább esetben írják le, többnyire informális úton terjednek el a szervezetben.

Az írásbeliség hiánya két problémát okoz.

– minden munkatárs a maga képére formálja őket, hozzátesz, vagy éppen elvesz belőle valamit saját belátása szerint.

– nehéz egy új munkatársat betanítani, hatékonyan beilleszteni a szervezetbe.

A jól definiált, írásban is rögzített folyamatok valóban megkönnyítik, hatékonyabbá teszik a működést. Legalább is akkor, amikor kialakulnak. Minden szokás egy adott feltételrendszer között hozza meg a legnagyobb eredményt. Amikor a feltételek, a körülmények megváltoznak, a szokás lehet gátja a további fejlődésnek, sőt tönkre is teheti a vállalkozást.

Általában a feltételrendszer nem egyik napról a másikra változik meg drasztikusan, így sokkal nehezebb észrevenni a változásokat. Aki nem érzékeli a változást, az nem is tud alkalmazkodni hozzá. Aki pedig elmulasztja a folyamatos alkalmazkodást, az könnyen a pályán kívül találhatja magát.

Elég csak a Nokiára gondolni, akik az okos telefonok megjelenésekor úgy gondolták, hogy azok soha nem fogják a hagyományos mobiltelefonokat kiszorítani. Így jelentős hátrányba kerültek a fejlesztésben. Míg a hagyományos mobiltelefonok piacán piacvezetők voltak, az okos telefonok piacán mellékszereplővé váltak.

Időről időre érdemes felülvizsgálni a napi rutint, mert ami 10 – 15, de akár csak 2 évvel ezelőtt is optimális működést eredményezett, mára válhat a fejlődés gátjává. Különösen igaz ez akkor, ha a szokásra hivatkozva elzárja magát egy szervezet minden újdonságtól, minden változástól.