Egy a vezetők körében végzett felmérés eredménye szerint a felső vezetők negyede heti 40-49 órát dolgozik, a válaszadók fele 50 óránál is többet, minden ötödik vezető pedig 60-80 órát tölt munkával egy héten.

Nehéz megállapítani, hogy egy vezető azért dolgozik ilyen sokat, mert sok a munkája, rosszul osztja be az idejét, vagy azért, mert  ragaszkodik ahhoz, hogy mindent ő végezzen el.

Valószínűleg a legtöbb vezető azért dolgozik olyan sokat, mert sok a munkája, és azért sok a munkája, mert nem meri, vagy nem tudja kiosztani, delegálni a feladatokat.

Egy vezető talán legfontosabb képessége, hogy megfelelően tudja delegálni, ellenőrizni és számon kérni a feladatokat.

A feladatok delegálásának van két előfeltétele:

- a szervezetnek és a munkafolyamatoknak átláthatónak és jól definiáltnak kell lennie;

- bízni kell a munkatársakban;

Ha ezek valamelyike hiányzik, nem lehet a feladatokat megfelelően delegálni.

Sok vezető különféle kifogásokat keres, hogy miért nem delegál, vagy miért nem delegál a jelenleginél több feladatot.

A két leggyakrabban előforduló kifogás:

- gyorsabban elvégzem, mint elmagyarázzam valakinek, hogy mit is csináljon;

- az ellenőrzéssel és hibajavítással több időm megy el, mintha én végeztem volna el a feladatot magát

Ez rövidtávon még akár igaz is lehet, különösen, ha eddig nem volt szokás a delegálás. De minden vezetőnek meg kell értenie, hogy a feladatok delegálása az egyetlen módja annak, hogy időt teremtsen. Amikor vezető és alkalmazott már némi jártasságot szerez a delegálásban, a feladatok kiadása és ellenőrzése egyre rövidebb ideig tart, a vezető nyugodt lehet, hogy a feladat kifogástalan minőségben elkészül.

Mivel érdemes kezdeni, ha eddig nem volt szokás a delegálás?

Mindenképpen olyan feladatokkal, amelyek rendszeresen ismétlődnek: pl. árajánlatok, szerződéstervezetek készítése, vevői reklamációk, kintlévőségek kezelése, árajánlatok bekérése alvállalkozóktól, beszállítóktól. Ezek mind olyan feladatok, amelyek rengeteg időt elvisznek hetente, így érdemes valamelyik munkatársnak pontosan megtanítani, hogyan is végezze el őket.

Egy vezető, ha megtanul jól delegálni feladatokat, akkor két nagyon fontos változást fog tapasztalni:

- neki felszabadul egy csomó ideje, számottevően csökken a munkaterhelése;

- az alkalmazottai / beosztottai pedig magabiztosabbá, hozzáértőbbé, lojálisabbá válnak.

Mik a feladatok delegálásának lépései?

1. A feladat kiválasztása – ne a pillanatnyi terheltség, hangulat határozza meg, melyik feladat kerül delegálásra. A delegálás mindig legyen tudatos tervezés eredménye.
2. A végrehajtó személy kiválasztása – a feladat jellegét, gyakoriságát, a munkatársak képességeit figyelembe véve érdemes kiválasztani, hogy melyik feladatot kinek adjuk át.
3. Nagyon fontos az egyértelmű, világos kommunikáció a feladat, a felelősségi és hatáskörök, a beszámolás / ellenőrzés módja és a határidő meghatározásában.
4. Folyamatos kontroll, konzultáció, és szükség esetén korrekció. Ez az a pont, ahol a legtöbb vezető, ha azt látja, hogy a dolgok nem az általa kívánt irányba mennek, akkor visszaveszi a feladatot. Ezzel a lépéssel nem csak saját idejét áldozza fel, hanem a munkatársa önbecsülésére is hatalmas csapást mér. Egy ilyen lépés után az érintett munkatárs sokkal önállótlanabb lesz, sokkal több útmutatást igényel egyéb feladataihoz is.
5. A feladat végeztével megerősítő visszajelzés. Nem lehet túl dicsérni valakit. Fontos, nagyon fontos a pénz, tárgyakban megnyilvánuló jutalmazás, de legalább ilyen fontos az őszinte elismerés.

Eddig csak a vezető feladatainak delegálásról esett szó.

Egy szervezet akkor működik a lehető leghatékonyabban, ha a szervezet minden munkatársa olyan feladatot végez, amelyet nála alacsonyabb képzettségű, alacsonyabb bérű munkatárs nem tud elvégezni. Érdemes hát a munkatársakat is megtanítani a feladatkiosztásra és delegálásra.

Mi van akkor, ha egy feladatot a hatékonyság jegyében jó lenne egy alacsonyabb szintre delegálni, de a szervezetben már nincs kire?

Ilyenkor három megoldás közül választhat egy vezető:

- minden úgy marad, ahogy van;

- felvesz új munkatársat;

- kiszervezi az adott feladatot a szervezeten kívülre.

Mikor melyiket érdemes választani?

Oszd meg a hozzászólásokban a saját tapasztalataidat!