Amikor az outsourcing ötlete felmerül, két ellenvetés szinte mindig elhangzik:

– aki nincs bent a szervezetben, nem tudja a feladatot úgy elvégezni, ahogy azt megszokták;

– a szervezet elveszíti a kontrollt a feladat vagy folyamat felett.

Ezek valós veszélyek, de néhány egyszerű lépéssel a kockázatok minimalizálhatók.

Az outsourcing / kiszervezés sikere jórészt azon múlik, mennyire körültekintően választjuk ki a kiszervezésre kerülő feladatot, az alvállalkozót. Eredményesen kiszervezni csak jól szervezett, pontosan definiált feladatokat, folyamatokat lehet.

Sok vállalkozásban a dolgok a szokásjog szerint történnek, hiányzik a szervezeti és működési szabályzat, nincsenek egzakt módon definiálva a folyamatok, hiányoznak vagy hiányosak a munkaköri leírások. Ha ez a helyzet áll fenn, akkor teljesen jogos, hogy a szervezeten kívül senki nem tudja úgy elvégezni a feladatot, ahogy korábban megszokták. Ilyenkor az első lépés mindenképpen a szervezet rendbetétele, a hiányzó vagy hiányos szervezeti dokumentumok elkészítése. Csak ezek elkészítése után érdemes arról beszélni, hogy keressük meg azt, aki a leírt paramétereknek képes eleget tenni, így bátran rábízhatjuk az adott feladatot.

A terület szervezeti rendbetétele a kontroll kérdését is jórészt megoldja, hiszen egyértelműen definiálva van a folyamat bemenete, az elvégzendő feladat, és a folyamat kimenete, azaz az elvárt eredmény.

Ezzel a feladattal érdemes megbízni olyan külső szakértőt, akinek van gyakorlata szervezetek működésének fejlesztésében. A szervezet működésének átvilágítása, a szükséges változtatások bevezetése időt és pénzt igényel, de ezek a ráfordítások már rövidtávon megtérülnek az átláthatóbb, hatékonyabb működésben.

Az alvállalkozó kiválasztásakor érdemes nagyon körültekintően eljárni. Olyan alvállalkozót érdemes választani, aki a kiváló minőségű munkavégzésen túl valóban megérti a szervezetünkben zajló folyamatokat, szükség esetén együtt tud gondolkodni velünk. A kiválasztásra szánt idő és energia a későbbiekben bőségesen megtérül a zökkenőmentes együttműködésben.

Milyen egyéb kockázatai lehetnek még az outsourcingnak? 

Ha az outsourcing együtt jár elbocsátásokkal, akkor kezelni kell az ebből adódó feszültségeket. Néha előfordul, hogy nem csak a feladatot, hanem az adott területen dolgozókat is átveszi az a vállalkozás, akivel a jövőben együttműködünk. Ez mindenkinek előnyös. A lehetőséget érdemes megvizsgálni.

Nem mindig az a cél, hogy a létszám csökkenjen. Gyakran az autsourcing a meglévő munkatársak munkaterheit csökkenti. Mégis ellenállásba ütközhet azon munkatársak részéről, akiknek a feladatait érinti. Ennek hátterében rendszerint az a félelem áll, hogy rá már nem lesz szükség a továbbiakban, és igaz, hogy most még nem, de a jövőben elveszítheti a munkáját. Vagy attól fél, hogy csökken a jövedelme. Esetleg nem áll érdekében, hogy a terület, amelyen dolgozik, valóban teljesen átlátható legyen.

A sikeres outsourcinghoz el kell nyerni a munkatársak együttműködését. Időt kell arra szánni, hogy minden érintett munkatárs megértse, mi és miért történik, ez miért lesz jó a szervezet egészének, és személyesen neki.

Az alkalmazottak semmire sem vágynak jobban, mint a kiszámíthatóságra és arra a biztonságra, hogy minden hónapban pontosan megkapják a fizetésüket. Ezért viszonylag könnyen megnyerhetők minden változásnak, amelyről azt látják, hogy ezt a biztonságot megadja, vagy megnöveli.

Bármilyen gondosan készítjük elő az outsourcingot, mindig történhetnek olyan események, amik nehézséget okoznak a szervezetben. A legjobb, ha ezeket előre feltérképezzük, és elkészítjük az adott helyzet kezelési stratégiáit, esetleges vészforgatókönyveket.

Érdemes találkozni olyan cégvezetőkkel, akik már végigcsináltak egy hasonló folyamatot, és összegyűjteni az ő tapasztalataikat. Jó ötlet ehhez felhasználni a lehetséges alvállalkozók partnereit. Így képet kaphatunk arról is, lehetséges alvállalkozóinkkal mennyire egyszerű vagy körülményes együttműködni.