Minden szervezet életében vannak olyan időszakok, amikor a rendelkezésre álló kapacitások nem elegendőek a feladatok elvégzésére. Ez lehet időszakos, vagy a növekedésből adódóan állandósulhat is.
A vezetőnek ilyenkor döntést kell hoznia, hogyan bővíti a kapacitásokat.
- a megnöveli a meglévő munkatársak munkaterheit (túlóra, esetleg hétvégi munkavégzés);
- szervezeti változásokkal javítja a hatékonyságot;
- újabb alkalmazottat / alkalmazottakat vesz fel;
- bizonyos tevékenységeket kiszervez a szervezeten kívülre.
Természetesen mindegyik megoldásnak lehet létjogosultsága.
Az könnyen belátható, hogy az alkalmazottak és önmaguk terhelése nem növelhető korlátlanul. A túlórák / hétvégi munkavégzés lehet megoldás, ha egyedi esetekről van szó. Egy – egy nagyobb projekt, vagy a működés szezonális jellegéből adódó időszakos többlet teher minden szervezetben előfordul. Változtatáson, a kapacitások bővítésén akkor kell gondolkodni, ha a túlmunka a szervezet egészében, vagy egyes munkakörökben állandósul.
Első lépésben érdemes átvilágítani a szervezetet, és megnézni, hogy a folyamatok átalakításával lehet-e növelni a hatékonyságot. A probléma az szokott lenni, hogy ha állandósul a túlterheltség, akkor általában senkinek sincs ideje szervezeti, szervezési kérdésekkel foglalkozni. Pedig egy ügyvezetőnek nincs ennél fontosabb dolga, mint hogy folyamatosan javítsa a szervezet működésének hatékonyságát. Ha éppen erre nem jut ideje, akkor valami nagyon nincs rendben. Ha a vezetőt teljes egészében leköti a napi operatív munka, akkor égetően sürgős őt tehermentesíteni. Vagy munkaszervezési eszközökkel, vagy ha ez nem lehetséges, mert „nincs kinek átadni a feladatokat”, akkor a meglévő kapacitások bővítésével.
Ha a kapacitások bővítése szükséges, a legtöbb vezető általában új teljes munkaidejű alkalmazott felvételében gondolkodik. Sokszor éppen azért állandósul egy-egy munkakörben a túlmunka, mert „még egy embernek nincs elegendő feladat”. Ráadásul egy új munkatárs többletköltséget is jelent. Nem csak a bér és járulékai jelentkeznek költségként, hanem a munkafeltételek biztosítása is. Pl. íróasztal, számítógép, telefon, öltözőszekrény, védőfelszerelés, a felvételi eljárás költsége, stb. Éppen ezért minden vállalkozásban komoly számolások előzik meg egy új alkalmazott felvételét.
Ma már számos alternatív megoldás létezik,, amikkel a cégvezetők nem szívesen élnek, pedig a költségeket jelentősen csökkenthetnék vele. Ha már új alkalmazott felvétele, akkor szóba jöhetne részidős foglalkoztatás, esetleg otthoni munkavégzés, vagy megbízási szerződés keretében történő munkavégzés. Ezek költségei lényegesen alacsonyabbak, mint egy állandó teljes munkaidős alkalmazott felvétele, még sem terjedtek el Magyarországon.
Az alternatív foglalkoztatási formáknál is ritkábban merül fel lehetőségként bizonyos tevékenységek kiszervezése a szervezeten kívülre. Pedig a kiszervezéssel minden vállalkozás él. Szinte nem ismerek olyan vállalkozást a KKV szektorban, akinek könyvelő vagy vállalati jogász alkalmazottja lenne. Inkább megbíznak egy könyvelőt, ügyvédi irodát az aktuális feladatok elvégzésével. Egyre gyakoribb az is, hogy az iroda / telephely takarítását sem saját alkalmazottak, hanem takarító vállalat végzi. Ugyanígy bizonyos méret alatt kevés szervezet vesz fel saját tűz-és munkavédelmi felelőst, vagy rendszergazdát a számítógépes hálózata felügyeletére, inkább rábízza ezeket a feladatokat külső szakemberre vagy erre szakosodott cégre.
Mégis, amikor a kapacitások növeléséről, a munkaterhek csökkentéséről van szó, ritkán merül fel valós alternatívaként bizonyos feladatok kiszervezése. Különösen nagy ellenállásba ütközik az, aki az adminisztratív feladatok kiszervezését javasolja.
Az ellenállás oka gyakran nem egyéb, mint kevés vagy téves ismeret, az ismeretlentől való félelem.
Az emberek általában nem szeretik a változást, mert ahhoz, hogy alkalmazkodni tudjanak az új helyzethez, nekik maguknak is változniuk kell. Változtatni a berögzült gondolkodási és cselekvési mintákon.
Sokkal egyszerűbb megindokolni, hogy miért nincs szükség a változásra, mint változtatni.
Példa: mindenki tisztában van vele, hogy egy értékesítő akkor termel, amikor tárgyal. Azzal viszont kevés vezető van tisztában, hogy az értékesítő a munkaidejéből hány órát tölt valóban tárgyalással, hány órát a tárgyalások előkészítésével, időpont egyeztetés, stb., és hány órát a tevékenysége adminisztrálásával. Az előkészítő részt és az utólagos adminisztrációt, az árajánlatok, szerződéstervezetek kiküldését, a statisztikák készítését rá lehetne bízni egy asszisztensre. Így az értékesítő naponta legalább 1 vagy 2 tárgyalással többet tudna lefolytatni.
Miért nincs így mégsem a legtöbb értékesítő esetében?
- egy értékesítő kiszolgálása nem teszi ki egy asszisztens teljes munkaidejét, fel sem merül, hogy az értékesítőnek asszisztense legyen
- az asszisztensben csak plusz költséget lát a vezető, és egyáltalán nem számol a megnövekedett tárgyalás számból várható bevétel növekedéssel.
- az értékesítő maga ellenérdekelt az asszisztens alkalmazásában, mert félti kapcsolatait, vagy nem szeretné, ha a tevékenysége teljesen átláthatóvá válna. Rendszerint ő adja a legjobb ellenérveket a vezetőjének.
Ilyenkor pedig tökéletes megoldás lehetne egy akár a távolban dolgozó asszisztens, aki tehermentesítené az értékesítőt, így ő azzal foglalkozhatna, amihez a legjobban ért, tárgyalhatna a potenciális és a meglévő ügyfelekkel.
Ha sikerül a szervezetben dolgozó szakemberek válláról levenni azokat a feladatokat, amik nem igénylik kifejezetten az ő szaktudásukat, személyes közreműködésüket, azzal megnő a teljesítményük. Ez pedig egyénnek és szervezetnek egyaránt csak előnyére válik.
